Los 4 Documentos que Debes Tener en Orden al Formalizar tu Negocio

Acabas de formalizar tu empresa. Entre la emoción y los nuevos desafíos, empiezas a recibir una serie de documentos, tanto físicos como digitales. Es muy fácil que terminen perdidos en una carpeta de descargas o en un cajón olvidado.

Sin embargo, hay 4 documentos que son como el "acta de nacimiento" y la "cédula de identidad" de tu empresa. Perderlos o no saber dónde están puede paralizar trámites importantes en el futuro.

Te recomendamos crear una carpeta digital (en Google Drive, Dropbox, etc.) llamada "Documentos Legales [Nombre de tu Empresa]" y guardar una copia sagrada de estos cuatro elementos.

1. La Escritura de Constitución (y sus modificaciones)

• ¿Qué es? Es el contrato legal que le dio vida a tu empresa. Contiene las reglas del juego: quiénes son los socios, cómo se toman las decisiones, cuál es el capital, etc.
• ¿Por qué es vital? Te lo pedirán para casi todo trámite importante: abrir una cuenta de banco, solicitar un crédito, firmar un contrato de arriendo a nombre de la empresa, o si quieres vender tu participación.

2. El Rol Único Tributario (RUT) de la Empresa

• ¿Qué es? Es el "carnet de identidad" de tu empresa ante el SII y todo el país. Es el famoso número XX.XXX.XXX-X.
• ¿Por qué es vital? Lo necesitas para absolutamente todo: para emitir facturas, para abrir tu cuenta bancaria, para firmar contratos. Sin él, tu empresa legalmente no puede operar comercialmente.

3. El Certificado de Inicio de Actividades

• ¿Qué es? Es el documento emitido por el SII que certifica que has declarado formalmente el comienzo de tus actividades comerciales. Es tu "licencia para operar".
• ¿Por qué es vital? Confirma los giros o actividades económicas que autorizaste. Los bancos suelen pedirlo para verificar que tu negocio está activo y en regla.

4. Un Registro Seguro de tus Claves Digitales

• ¿Qué es? No es un documento legal, pero en el mundo de hoy es igual de importante. Nos referimos a la Clave Tributaria para el portal del SII, la clave de tu cuenta bancaria de empresa, la clave de tu software de facturación, etc.
• ¿Por qué es vital? Perder el acceso a tu portal del SII puede paralizar tu facturación y tu cumplimiento tributario. Usa un gestor de contraseñas o un sistema seguro para tener estas claves bien guardadas y accesibles.

Tener estos cuatro elementos bien organizados y a la mano no es solo una buena práctica; es una señal de profesionalismo y te dará una tranquilidad inmensa.

En Optabrand, parte de nuestro servicio de formalización es entregarte una carpeta digital con todos estos documentos ordenados, para que empieces con el pie derecho desde el primer día.